Bessere Prompts für den Büroalltag

Ein kostenloser Beispielguide, der zeigt, wie aus kurzen Stichpunkten klare KI-Aufträge für E-Mails, Listen und Bürotexte werden.

ZielgruppeSelbstständige, Coaches, Kursanbieter, Assistenzrollen und kleine TeamsNutzenKunden- oder Team-E-Mails klarer formulieren · Lange Texte kürzen und einfacher erklären · Unsortierte Stichpunkte in nächste Schritte übersetzenWorkflowAus einer vagen Anfrage einen klaren Arbeitsauftrag für die KI machen

1. In 5 Schritten nutzen

Ziel notieren: Was soll am Ende herauskommen?
Kontext ergänzen: Für wen ist der Text und in welcher Situation wird er genutzt?
Format festlegen: E-Mail, Liste, Tabelle, Kurztext oder Entscheidungsgrundlage.
Material einfügen: Stichpunkte, Rohtext oder ein anonymisiertes Beispiel.
Prüfauftrag ergänzen: Lass die KI Rückfragen stellen, wenn etwas fehlt.

2. Beispiel-Prompts

Prompt 1Formuliere aus diesen Stichpunkten eine kurze Kundenmail. Ziel: freundlich nachfassen, ohne Druck aufzubauen. Ton: klar, professionell, nicht steif. Maximal 120 Wörter. Stichpunkte: ...

Prompt 2Mache aus diesen Notizen eine To-do-Liste für mein Team. Sortiere nach Priorität, markiere offene Fragen und formuliere jeden Punkt als konkrete nächste Aktion. Notizen: ...

Prompt 3Kürze den folgenden Text für eine interne Nachricht. Erhalte die wichtigsten Fakten, streiche Wiederholungen und schreibe in einfacher Sprache. Text: ...

3. Typische Fehler vermeiden

Nur "Schreib das besser" eingeben, ohne Ziel oder Format zu nennen.
Die Zielgruppe weglassen, obwohl Ton und Detailtiefe davon abhängen.
Vertrauliche Kunden-, Projekt- oder Personendaten ungeprüft in ein Tool kopieren.
Für sensible Fälle lieber anonymisierte Beispiele, Platzhalter oder stark gekürzte Ausschnitte nutzen.

4. Sorgfalt & Datenschutz

KI-Ergebnisse immer prüfen, bevor sie verschickt, veröffentlicht oder intern weitergegeben werden.
Bei wichtigen Aussagen Quellen, Zahlen, Namen und Termine separat prüfen.
Interne Vorgaben prüfen, bevor Kunden-, Mitarbeiter- oder Personendaten in KI-Tools eingegeben werden.
Tool-Einstellungen, Speicheroptionen und Datenschutzinformationen vor produktiver Nutzung selbst prüfen.

Faktencheck offen: Vor produktiver Nutzung bitte Toolpreise, Funktionen und Datenschutzdetails beim Anbieter prüfen.